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Personalakte

Effizientes Personalmanagement gehört zu den grundlegenden Pfeilern erfolgreichen Wirtschaftens. So kann eine digitale Personalakte den Aufwand für administrative Personalaufgaben verringern und ist weniger fehleranfällig. So dass mehr Zeit für strategische Personalentwicklung oder Employer Branding.

Abbildung einer digitalen Personalakte

Das Fachpaket Personalwesen des PEGASOS Digitalarchivs ist speziell auf diese Anforderungen ausgerichtet. Sie archivieren damit alle anfallenden Personalunterlagen, egal ob diese direkt in PEGASOS erzeugt, aus anderen Systemen importiert oder eingescannt wurden. So werden Bewerbungsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitsvertrag, Weiterbildungsnachweise, Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsunterlagen und der Schriftverkehr in einer digitalen Personalakte zusammengefasst, auf die zentral und jederzeit zugegriffen werden kann.

Schneller und sicherer Dokumentenzugriff

Für ein schnelles Auffinden der Unterlagen sorgt die speziell an das Personalwesen und seine Bedürfnisse angepasste Aktenstruktur. Das integrierte Rechtekonzept erlaubt jedem Mitarbeiter nur den Einblick in die Dokumente einer Akte, die er für seine Tätigkeit benötigt. So sind sensible Personaldaten vor unberechtigten Zugriffen geschützt. Jeder Aufruf und jede Veränderung werden zudem lückenlos protokolliert.

Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse

Neben der zentralen Ablage aller Personaldokumente können Sie mit einer digitalen Personalakte auch Routineprozesse wie Einstellungsverfahren, Genehmigung von Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechung, Akteneinsicht oder die Erstellung von Arbeitszeugnissen abbilden. Eine optionale Wiedervorlagefunktion erinnert rechtzeitig an den Ablauf von befristeten Verträgen oder regelmäßigen Personalgesprächen. So können Sie Ihre internen Geschäftsprozesse effizienter gestalten und Ihre Mitarbeiter optimal betreuen.

Ihre Vorteile

  • Zentrale digitale Personalakte
  • Schneller und standortunabhängiger Zugriff
  • Einhaltung der Datenschutzvorgaben
  • Fristgerechte Löschung von Dokumenten
  • Integration in gängige Personalsysteme
  • Vollständige Personalhistorie
  • Notizen und Markierungen in Digitaldokumenten
  • Volltext-, Notiz- und Schlagwortsuche
  • Workflow-Unterstützung für Routineprozesse
  • Integrierte Bearbeitung von Office-Dokumenten