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PEGASOS Anwendertreffen 2017 - das papierlose Krankenhaus

| Miriam Mirza | Aus dem Unternehmen

Auch 2017 war das Marabu-Anwendertreffen wieder ein Anlass, sich – diesmal in Mainz – über neueste Entwicklungen zu informieren, von den Erfahrungen anderer zu profitieren und neue Kontakte zu knüpfen. Thomas Lichtenberg, Geschäftsführer bei Marabu, bezeichnete das jährlich stattfindende Treffen „schon als eine Art Familientreffen“. Ralf Günther, ebenfalls Marabu-Geschäftsführung, gab das Motto der zweitägigen Veranstaltung vor, als er sagte: „Wir wollen in die Zukunft schauen.“ In verschiedenen Vorträgen berichteten Anwender vom Einsatz des PEGASOS ECM-Systems in ihrem Haus. Marabu-Mitarbeiter gaben einen Überblick über Neuerungen sowie Anwendungsbeispiele und zeigten künftige Entwicklungen auf.

Quo vadis, Big Data?

Keynote-Speaker Dr. Daniel Diekmann stellte Big Data und Beispiele aus der Datenanalyse, Semantik und Terminologie in den Vordergrund seines Vortrags und konstatierte: „Auch in sehr gut kodierten Häusern kann man immer noch etwas verbessern.“ Digitale Lösungen können die Qualität der Patientenversorgung entscheidend steigern. Das zeigte Diekmann am Beispiel der Arzneimitteltherapiesicherheit auf: „Man kann sicher nicht alle Todesfälle verhindern, aber man kann bei vielen Patienten die Versorgung deutlich verbessern.“ Diese und andere Vorteile der Digitalisierung können jedoch nur erreicht werden, wenn die IT-Budgets in deutschen Krankenhäusern von den derzeit durchschnittlich 2 Prozent des Gesamtbudgets erhöht werden, so der ID-Geschäftsführer.

Diekmann betonte außerdem, dass es für Hersteller immer wichtiger wird, mit anderen Unternehmen zu kooperieren. Ein Ansatz, den die Marabu-Geschäftsführer teilen und auch als erklärtes Ziel der Initiative „seamless solutions“ ausgegeben haben. Damit will das Unternehmen der Tatsache Rechnung tragen, dass der Trend hin zur Abbildung ganzer Prozesse geht, in die meist Lösungen unterschiedlicher Hersteller eingebunden sind. Hierfür standardisierte – nahtlose – Services bereitzustellen, muss Ausgangspunkt strategischer Überlegungen werden. Zu „seamless solutions“ wird Marabu in Kürze weitere Informationen veröffentlichen.

Über die Notwendigkeit einer Archivstrategie

Mit großem Interesse verfolgten die Zuhörer einen Beitrag von Thomas Lichtenberg, bei dem es um  den Sinn und Nutzen einer Archivstrategie ging. „Sie sollten sich Gedanken machen, ob die Anforderungen, die Sie vor zehn Jahren an Ihr Archiv hatten, noch die sind, die sie heute daran stellen“, sagte Lichtenberg. Das zustimmende Nicken der Tagungsteilnehmer zeigte, dass das Thema auf fruchtbaren Boden fiel. Das Problem, das sich für viele der Zuhörer stellt, fasste eine Wortmeldung zusammen: Aus den IT-Abteilungen wird die Beschäftigung mit dem Thema angemahnt, die Klinikleitungen messen dem jedoch häufig keine hohe Priorität bei, weil „ein Archiv primär kein Geld generiert“. Eine Fehleinschätzung, denn langfristig kostet es Geld, wenn die Technik veraltet, nicht zielgerichtet ist oder das volle Potenzial nicht ausgeschöpft wird.

E-Mailrechnungen und E-Mailarchivierung im Fokus

Ein wichtiges Thema war auch die schnelle digitale Rechnungsbearbeitung und E-Mailarchivierung. Darüber berichteten Bettina Adam, Leiterin der Nebenbuchhaltung, und ihr Kollege Dr. Andreas Knüttel, Leiter des Rechenzentrumbetriebs am Klinikum Region Hannover. Der Maximalversorger hat mit PEGASOS eine automatische Verarbeitung von E-Mailrechnungen eingeführt. Die Vorteile seien ganz deutlich sichtbar, so Adam. Rechnungen können viel schneller bezahlt werden, Mahngebühren entfallen, die Mitarbeiter sparen Zeit, weil Rechnungen schneller gefunden werden. Außerdem erhöht die revisionskonforme Abwicklung der Bezahlprozesse die Datensicherheit. Der Umstellung auf digitale Prozesse ging eine Festlegung strikter Vorgaben für alle eingehenden und ausgehenden Rechnungen voraus. Umgesetzt werden konnte das jedoch nur unter Beteiligung aller betroffenen Personengruppen. Adams eindringlicher Tipp: „Holen Sie alle Beteiligten ins Boot!“

Ihr Kollege Knüttel beschrieb später, wie die das Klinikum die E-Mailarchivierung mit PEGASOS datenschutzkonform umsetzte. Bei der Umstellung der Prozesse mussten zahlreiche rechtliche Vorgaben beachtet werden. So gelten etwa unterschiedliche Regelungen für Accounts, von denen private und geschäftliche Nachrichten versendet werden dürfen, für die Postfächer von Geheimnisträgern oder den Eingang von Bewerbungsmails. Die Lösung für das Klinikum Region Hannover: Eine regelbasierte Archivierung. Der Leiter des Rechenzentrums mahnte die Zuhörer, sich diesem Thema unbedingt anzunehmen, da Krankenhäuser seit dem 1.1.2017 verpflichtet sind, Mails mit geschäftlichem Bezug revisionssicher zu archivieren.

Personalakte digital

Wie beim KfH Kuratorium für Dialyse und Nierentransplantation e.V. mithilfe von PEGASOS digitale Personalakten implementiert wurden, berichtete Jan Mönikes, Teamleiter Projekt- und Prozessmanagement, am ersten Tag der Veranstaltung. Zuvor war die papiergebundene Aktenführung in der dezentralen Organisation mit über 6.000 Mitarbeitern von einem hohen Verwaltungsaufwand und Redundanzen geprägt; außerdem fehlte ein ausgearbeitetes Rollenberechtigungssystem. Eine weitere Herausforderung bei der Projektplanung: der Faktor Mensch – denn auch die Einbindung der Mitarbeitervertretung in den Prozess musste berücksichtigt werden. Nach der Umstellung wurden die alten Personalakten digitalisiert, neue werden sofort digital angelegt. In Zukunft wird noch der direkte Absprung aus dem SAP HCM-Portal auf die Mitarbeiterakte umgesetzt, so Mönikes.

Die unterschiedlichen Vorträge zeigten deutlich, wie breit das PEGASOS ECM-System einsetzbar ist. Marabu-Geschäftsführer Lichtenberg betonte, wie wichtig ihm die enge Zusammenarbeit mit den Kunden ist, um neue und innovative Produktpakete zu entwickeln. Und so lauteten auch seine Abschlussworte: „Bleiben Sie mit uns in Kontakt. Lassen Sie uns wissen, was Sie bewegt, damit wir gemeinsam Lösungen schaffen, die Ihnen den Alltag erleichtern.“

Weitere Informationen

Alle Teilnehmer finden sämtliche Vortragsfolien in unserem Serviceportal. Die erforderlichen Zugangsdaten haben wir Ihnen bereits zugeschickt. Bei Fragen sprechen Sie uns gern an.

Über den Autor

Miriam Mirza

Die Journalistin Miriam Mirza hat Germanistik und Anglistik studiert und arbeitet als Fachredakteurin für das Magazin E-HEALTH-COM.

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