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Mit ECM zum digitalen Urlaubsantrag

| Marabu-Redaktionsteam | ECM-Ratgeber

Bild Urlaub

Haben Sie schon Ihren Jahresurlaub beantragt? Nein? Dann wird es höchste Zeit! Denn die bevorstehende Urlaubszeit bedeutet vor allem bei Teamleitern, Führungskräften und dem Personalmanagement einen erhöhten Arbeitsaufwand. Insbesondere bei größeren Unternehmen müssen Urlaubsanträge oftmals von mehreren Instanzen geprüft und genehmigt werden.

Papier heißt geduldig sein

Auch heutzutage arbeitet man üblicherweise immer noch mit Word- oder Excelvorlagen, die dem Vorgesetzten unterschrieben vorgelegt werden müssen. Dann heißt es, Geduld aufbringen. Denn der Teamleiter muss zunächst den Urlaubsanspruch prüfen, ggf. aktuelle Projekte berücksichtigen, mit den Urlaubszeiten anderer Teammitglieder abgleichen und die Anwesenheit eines Stellvertreters sicherstellen. Ist die Genehmigung erteilt, muss sie an den Mitarbeiter und die Personalabteilung kommuniziert werden, um dort das Urlaubskonto zu aktualisieren.

Es könnte so viel einfacher sein

In einem Enterprise Content Management System (ECM-System) hat der Mitarbeiter in einem nur ihm zugänglichen Bereich einen Überblick über seinen Urlaubsanspruch und den bereits beantragten, genehmigten und angetretenen Urlaub. Mit einem Klick startet er einen neuen Urlaubsantrag, wählt den gewünschten Zeitraum aus und schickt diesen ab. Einfach, schnell und papierlos.

Der Antrag erreicht sofort seinen Vorgesetzten in seinem Postfach. Mit einem Klick hat er den Urlaubsanspruch und die Urlaubszeiten der Teamkollegen vor sich und kann nach Prüfung die Genehmigung erteilen. Auch Stellvertreter, Personalabteilung oder andere Instanzen können je nach gewünschter Konfiguration darüber informiert werden oder die Genehmigung bestätigen. Dabei werden sämtliche Schritte des Workflows protokolliert und sind lückenlos nachvollziehbar.

Einfach umsetzbar mit ECM

Mit Hilfe von Workflowfunktionalitäten, die in gängigen ECM-Systemen integriert sind, können digitale Urlaubsanträge einfach umgesetzt werden. Der Genehmigungsprozess kann dabei an die individuellen Anforderungen jedes Unternehmens angepasst werden. So können z.B. mehrere Prüfinstanzen installiert werden, die Kenntnisnahme des Stellvertreters umgesetzt werden oder die automatische Genehmigung nach einem festgelegten Zeitraum eingerichtet werden. Mit einer Integration in die digitale Personalakte kann auch das Urlaubskonto automatisch angepasst werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand

Mitarbeiter und Führungskräfte sparen durch den digitalen Workflow wertvolle Zeit und können sich der eigentlichen Arbeit widmen. Insbesondere größere Unternehmen profitieren von der schnellen Verteilung und Bearbeitung über verschiedene Standorte hinweg. Vorgesetzte behalten auch bei großen Teams den Überblick über die verschiedenen Urlaubsansprüche und -zeiten. Mitarbeiter erhalten schneller Rückmeldung und können jederzeit den Bearbeitungsstatus ihres Antrags nachvollziehen.

Und ohne lästigen Papierkram ist die Vorfreude auf den Urlaub gleich nochmal so schön. In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine erholsame Urlaubszeit!

Über den Autor

Marabu-Redaktionsteam

Das Marabu-Redaktionsteam besteht aus Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen, die ihren Erfahrungsschatz sowie interessante News und Links zu Branchenthemen abwechselnd in unserem Magazin veröffentlichen.

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