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Die Rolle von ECM für das Lean Management im Krankenhaus

| Marabu-Redaktionsteam | ECM-Ratgeber

Lean Management im Krankenhaus

Prozesse optimieren, Effizienz steigern und Behandlungsqualität erhöhen – vor diesen Herausforderungen stehen Krankenhäuser schon länger, um dem hohen Kosten- und Wettbewerbsdruck erfolgreich zu begegnen. Neben kurzfristigen Kriseninterventionen bietet die Adaption der Lean Management Philosophie auf das Krankenhaus eine mittel- bis langfristige Lösungsalternative. Der sogenannte Lean Hospital Managementansatz will nachhaltige Effizienzsteigerungen realisieren. Mit der Vermeidung unnötiger Kosten und Tätigkeiten sowie der kontinuierlichen Prozessverbesserung wird die Optimierung der Patientenversorgung angestrebt. Doch ohne Digitalisierung und ein ganzheitliches Enterprise Content Management wird der Weg zum Lean Hospital schnell zur Dauerbaustelle ohne spürbare Verbesserung.

Ganzheitliches Prozessdenken gefragt

Schaut man sich die Entwicklung der Krankenhauslandschaft an, so steht heute kaum noch ein Krankenhaus für sich allein. Ob unter dem Dach einer großen Trägergesellschaft, eingebunden in einen regionalen Versorgungsverbund oder einfach in Kooperation mit anderen Leitungserbringern – die klinischen als auch administrativen Arbeitsprozesse werden immer komplexer und reichen bereits heute häufig über die eigenen Unternehmensgrenzen hinaus. Damit geht schnell die Übersicht über Verantwortlichkeiten verloren, notwendige Informationen fehlen, Prozessketten werden unterbrochen und Arbeiten verlangsamt. Erschwerend kommt oft die grenzwertige Belastung von Mitarbeitern und dadurch bedingte Ausfälle hinzu. Ein ganzheitlicher Blick auf die Wertschöpfung und die dafür nötigen Arbeitsabläufe – intern als auch intersektoral – ist daher unausweichlich, wenn es um die Verbesserung von Versorgungsqualität, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit geht.

Lean Hospital Philosophie als Lösungsansatz

Genau hier setzt das Führungs- und Organisationskonzept Lean Management an, das laut Wikipedia darauf abzielt, „in allen Bereichen jede Form von Verschwendung, Fehlern und unnötigen Kosten zu vermeiden, bei gleichzeitigem Streben nach bestmöglicher Qualität“. Übertragen auf das Krankenhaus hieße das nach Meinung der Follenius Management und Beratung für Krankenhäuser GmbH:

  • Werte für den Patienten ohne Verschwendung schaffen.
  • Die Kernkompetenzen der Mediziner, Therapeuten und Pflegekräfte in den Mittelpunkt ihrer Tätigkeiten rücken.
  • Mit fließenden Prozessen die Effizienz erhöhen.

Das klingt erstmal sehr verlockend – doch wie gelingt der Transfer in den Klinikalltag?

Neben der Anwendung von Konzepten und Managementmethoden ist eine effiziente und ganzheitliche Prozessverbesserung nur mit der entsprechenden IT-Unterstützung auf digitalem Wege möglich. Viele Informationen und Dokumente entstehen zunehmend digital, seien es nun Eingangsrechnungen, MDK-Prüfanzeigen oder Röntgenbilder. Sie sollten also auch digital in die jeweiligen Geschäftsvorgänge eingebunden werden, um Medienbrüche zu vermeiden. Denn jeder Medienbruch ist eine potentielle Fehlerquelle oder als Barriere für einen unterbrechungsfreien Prozessdurchlauf zu sehen. Darüber hinaus bietet die Digitalisierung in Kombination mit den richtigen IT-Systemen Möglichkeiten der Automatisierung, die nicht nur die Effizienz erhöht sondern auch den Mitarbeitern mehr Zeit für ihre Kernkompetenzen gewährt und die Wertschöpfung im Sinne des Patienten optimiert.

Der Beitrag von Enterprise Content Management

Im Krankenhaus sind in der Regel zwei Hauptinformationssysteme im Einsatz – das Krankenhausinformationssystem (KIS) auf der klinischen Seite und das Enterprise Ressource Planning (ERP) System auf der administrativen Seite. Diese beiden Säulen des Informationsmanagements im Krankenhaus können in ihrem jeweiligen Bereich sicher viel dazu beitragen, den Lean Hospital Gedanken umzusetzen. Doch es fehlt die Brücke zwischen beiden Systemen – die Verzahnung des medizinischen und des Verwaltungsbereiches, die unabdingbar ist für funktionierende Gesamtprozesse und ein unternehmensweites Controlling.

Diese Brücke bildet das Enterprise Content Management (ECM) System, in dem es alle klinischen wie administrativen Dokumente und Daten unabhängig von Quellsystem und Datenformat zusammenführt. Darüber hinaus ist es in der Lage, system- und abteilungsübergreifende Workflows umzusetzen. Doch schauen wir uns den Beitrag eines ECM-Systems zum Lean Hospital genauer an.

Kostenreduzierung

Allein durch die digitale Archivierung im ECM-System werden Kosten für Lagerräume und Archivverwaltung eingespart. In Kombination mit Workflows, Erinnerungsfunktionen und Terminüberwachungen lassen sich weitere unnötige Kosten im Sinne des Lean Managements reduzieren bzw. finanzielle Vorteile ausschöpfen. Beispiele hierfür sind: kein Versäumen von Kündigungs- und Skontofristen, Vermeidung von Vertragsstrafen oder die Fristeinhaltung im Rahmen von MDK-Prüfungen. Die Automatisierung von Arbeitsprozessen eröffnet weiteres Einsparpotenzial durch eine effizientere Ausnutzung der vorhandenen Ressourcen.

Standardisierung und Effizienzsteigerung

Mit Hilfe eines ECM-Systems können bislang individuell gelebte Prozesse gut standardisiert werden, in dem der Prozess als solches in einem Workflow abgebildet wird. Der Vorgang wird beschrieben, optimiert und als Standardablauf im System hinterlegt. Die zum Workflow relevanten Dokumente und Informationen werden den jeweiligen Personen digital mit der Aufgabe gebündelt zur Verfügung gestellt. Die Arbeitsabläufe können so auf das Wesentliche fokussiert und verschlankt werden, die Bearbeitungszeit sinkt in der Regel erheblich. Gleichzeitig gewinnen die Prozesse an Qualität und können zur Optimierung kontinuierlich nachjustiert werden.

Ein Anwendungsszenario mit großem Optimierungspotenzial ist die Rechnungseingangsbearbeitung. Hier kann der Bearbeitungsprozess vom Eingang der digitalen Rechnung per E-Mail über die Prüfung und Freigabe hin zur Buchung komplett standardisiert und automatisiert werden.

Verbunden mit der Standardisierung ist immer auch ein gewisser Verlust an Flexibilität. Hier ist wichtig, dass das ECM-System auf individuelle Kundenanforderungen und Besonderheiten eingehen kann, damit der Anwender zwar entlastet aber nicht am Denken und in seiner Kreativität gehindert wird. Vielmehr soll es dazu dienen kreative Ideen zur Verbesserung planbar zu machen, Insellösungen zu vermeiden und die Mitarbeiteridee in das Gesamtgeflecht der innerbetrieblichen Prozesse qualitätsgesichert einzufügen. Denn ein gutes ECM System sieht immer die ganzheitlichen Zusammenhänge.

Transparenz und Qualität

Durch die Einführung digitaler Prozesse werden die Arbeitsabläufe, an die sich jeder halten muss, detailliert niedergeschrieben. Neben einer höheren Unternehmensqualität wird so auch eine auditierfähige Umsetzung gesetzlicher Vorgaben im Rahmen der Archivierung oder des Datenschutzes erreicht.

Die Ablage von Informationen und Dokumenten wird über digitale Akten einheitlich strukturiert – das bedeutet umfassende und schnelle Recherche, immer Zugriff auf die aktuellste Version und Vermeidung doppelter Datenbestände. Es können Informationen verschiedenster Quellsysteme auf Basis von Kommunikationsstandards wie HL7, DICOM oder IHE konsolidiert werden, was ein abteilungs- und sogar unternehmensübergreifendes Wissensmanagement ermöglicht und die Informationsqualität eines Unternehmens auf eine ganz neue Stufe hebt. Informationen stehen den berechtigten Mitarbeitern bedarfsgerecht, auf Knopfdruck und ortsunabhängig zur Verfügung, was die Zusammenarbeit, Motivation und Zufriedenheit erheblich verbessert.

Im Sinne des Lean Hospital Gedankens werden ineffiziente Tätigkeiten wie Doppelerfassungen und Suchzeiten sowie Prozessstörungen durch Medienbrüche und Wartezeiten nahezu vermieden. Damit verbessert sich der Service für Patienten, das eigene Personal, MDK, Lieferanten und Krankenkassen.

Mit ECM zum Lean Hospital

Es wird deutlich, dass ein ECM-System als Brücke zwischen KIS, ERP und anderen Kernsystemen ein ideales Werkzeug ist, um einerseits die Prozesse ganzheitlich effizienter zu gestalten und andererseits die Unternehmens- und Behandlungsqualität sowie die Zufriedenheit von Patienten und Mitarbeitern zu erhöhen. Damit ist es ein unverzichtbarer Baustein bei der Verfolgung einer Lean Management Strategie im Krankenhaus.

Informieren Sie sich auf der conhIT

Auf der conhIT haben Sie vom 17. – 19. April in Berlin die Gelegenheit das PEGASOS ECM-System live zu erleben. In der Halle 4.2 auf dem Gemeinschaftsstand B-104 der NEXUS-Gruppe erläutern wir Ihnen gern, wie PEGASOS Ihnen ein ganzheitliches Informations- und Prozessmanagement im Krankenhaus ermöglicht. Informieren Sie sich auch über unsere Fachlösungen für die Patientenakte, das MDK-Management, die Rechnungseingangsbearbeitung sowie das Vertrags- und Personalmanagement - sie alle ermöglichen Ihnen den schrittweisen Einstieg in das unternehmensweite Enterprise Content Management.

Über den Autor

Marabu-Redaktionsteam

Das Marabu-Redaktionsteam besteht aus Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen, die ihren Erfahrungsschatz sowie interessante News und Links zu Branchenthemen abwechselnd in unserem Magazin veröffentlichen.

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