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Pflicht zur E-Mailarchivierung

E-Mails enthalten häufig geschäftsrelevante Informationen. Ob Auftragsbestätigung in der Mail oder Rechnung im Anhang – steuerlich relevante E-Mails müssen entsprechend den Anforderungen aus den GoBD („Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“) rechts- und revisionssicher archiviert werden. Seit dem 1.1.2017 ist die Schonfrist vorbei und Steuer- wie Wirtschaftsprüfer blicken gezielt auf die Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitskriterien.

GoBD-konforme Archivierung von E-Mails

Mit der PEGASOS Fachlösung E-Mailarchiv wird Ihr ein- und ausgehender Mailverkehr automatisiert GoBD-konform archiviert. Dabei haben Sie die Wahl zwischen der vollständigen Übernahme von E-Mails aus einem Journalpostfach und der regelbasierten, direkten Archivierung einzelner Postfächer oder Verzeichnisse. Wir beraten Sie gern zu den Unterschieden und möglichen Stolpersteinen. Im PEGASOS E-Mailarchiv sind Ihre geschäftsrelevanten Daten sicher vor Manipulation oder Löschung. Die Originalmails können jederzeit über den E-Mail-Client oder den PEGASOS-Client abgerufen werden.

Entlastung Ihrer Mailserver

Die in PEGASOS archivierten E-Mails werden zeitversetzt vom Mailserver entfernt und durch schlanke Links, sogenannte „Stubs“ ersetzt. Damit wird der Speicherplatzbedarf auf ein Minimum reduziert und die Performance Ihrer Server gesteigert.

Einbindung von E-Mails in Geschäftsprozesse

Im Gegensatz zu Stand-Alone-Mailarchiven haben Sie mit dem PEGASOS ECM-System die Möglichkeit, Ihre E-Mails im Sachzusammenhang, das heißt in der entsprechenden Digitalakte des Geschäftsvorganges, strukturiert abzulegen und damit allen berechtigten Mitarbeitern zugänglich zu machen. Egal ob Vertragsakte, Personalakte oder Projektakte – das PEGASOS ECM-System bietet verschiedenste Fachlösungen, die mit der E-Mail-Archivierung einfach kombiniert und bis zum unternehmensweiten ECM-System ausgebaut werden können.

Großes Einsparpotenzial steckt in der Einbindung von E-Mails in Workflows zur Vereinfachung von Verwaltungsprozessen. Beispielsweise können eingehende eRechnungen den Rechnungsverarbeitungsprozess starten oder Bewerbungsmails automatisch eine Eingangsbenachrichtigungsmail erzeugen.

Bei welchen Vorgängen kann man Ihre Mitarbeiter entlasten?

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Der erste Testbetrieb der E-Mailarchivierung scheiterte an den hohen Anforderungen des Konzernbetriebsrats und des Datenschutzbeauftragten in Bezug auf Wahrung der Persönlichkeitsrechte der Mitarbeiter sowie der Einhaltung des Bundesdatenschutzgesetztes (BDSG). In enger Zusammenarbeit mit den Programmierern von Marabu ist es gelungen einen erfolgreichen Kompromiss zwischen Archivierung und Datenschutz umzusetzen und die Archivierung rechtzeitig zum 1. Januar 2017 einzuführen.

Dr. Andreas Knüttel Leiter des Rechenzentrumsbetriebs KRH Klinikum Region Hannover

Die E-Mail-Archivierung im Überblick

  • GoBD-konforme E-Mailarchivierung
  • Journal- oder Postfacharchivierung
  • Dublikaterkennung und Spamfilter
  • Lückenlose Dokumentation aller geschäftsrelevanten Daten
  • Entlastung von Mailservern durch E-Mailersetzung
  • Gewohnter Zugriff über E-Mail-Client oder unabhängig über PEGASOS-Client
  • Volltext-Recherche
  • PEGASOS Outlook Plug-in
  • Vorgangsorientierte Ablage in frei definierbaren Aktenstrukturen (bei Kombination mit anderen Fachlösungen)
E-Mails in Workflows einbinden