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Aufbau einer ganzheitlichen digitalen Kommunikationsinfrastruktur

Ziele

  • Einführung eines unternehmensweiten, ganzheitlichen, digitalen Dokumentenmanagement- und Archivsystems
  • Sichere Auffindbarkeit archivierter Dokumente
  • Weitgehende Vermeidung von Papierdokumenten
  • Digitale Gestaltung von Arbeitsabläufen
  • Einsatz von digitalen Signaturen zur Beweissicherung
  • Reduzierung des Archiv-Platzbedarfes
  • Eindämmung des Arbeitsaufwandes für Ablage, Recherche, Ausgabe und Rücknahme von Akten

Lösung

  • Gemeinsame digitale PEGASOS Patientenakte für administrative und klinische Dokumente
  • Dezidierte Zugriffssteuerung entsprechend des Aufgabenprofils auf die archivierten Dokumente
  • Protokollierung sämtlicher Zugriffe
  • Volltextindexierung
  • Bei Digitalisierung: Automatische Einsortierung der Dokumente in die Akte durch maschinelle Belegerkennung
  • Täglich Zeitstempelung neuer Dokumente als Nachweis der Unveränderlichkeit
  • Integration in die bestehende IT-Systemlandschaft
  • Digitale Prozesssteuerung

Administrative Akte

  • Bei Patientenaufnahme: Digitalisierung des Behandlungsvertrags sofort nach Unterzeichnung
  • In Vorbereitung: Elektronische Unterzeichnung des Behandlungsvertrages per digitalem Pad(Patient) und Signaturkarte(Aufnahmekraft)
  • Digitalisierung mitgebrachter Dokumente bei Aufnahme
  • Auslösen von Workflows bei Erzeugung oder Speicherung administrativer Dokumente mit automatischer Aufgabenzuordnung, Statusüberwachung und Stellvertreterregelung
  • Revisionssichere Archivierung der Verwaltungsdokumente in PEGASOS
  • Aufbewahrung für 10 Jahre

Klinische Akte

  • Anbindung an KIS ORBIS und Übernahme der medizinischen Dokumente
  • Anbindung an diverse Subsysteme zur direkten Belegübernahme (Anästhesiedokumentation, Laborbefunde, Befunde der Mikrobiologie und Pathologie, Dokumente der Funktionsdiagnostik, Bilder der Sonografie, Echokardiografie und Endoskopie - teilweise mit Wandlung in CDA)
  • Digitalisierung der verbleibenden Papierakte nach Behandlungsschluss in den Räumen der Vivantes durch externen Dienstleister
  • Datenschutzgerechte Vernichtung der Originaldokumente nach Qualitätssicherung und Freigabe
  • Keine Digitalisierung von Altakten aus den Vorjahren
  • Weiterleitung aller medizinischen Belege aus KIS und Subsystemen an herstellerunabhängiges IHE-konformes Archiv zur revisionssicheren Archivierung (PEGASOS als IHE-Source)
  • Dokumentenaufruf und -ansicht aus dem KIS heraus über PEGASOS (PEGASOS als IHE-Consumer)
  • Aufbewahrung für 30 Jahre

Ausblick

  • Prüfung der Archivlösung hinsichtlich Einhaltung der Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze und Zertifizierung durch ein renommiertes Wirtschaftsberatungsunternehmen
  • Einführung eines MDK-Managements inkl. Workflowunterstützung
  • E-Mail-Archivierung und Archivierung von Geschäftsvorgängen in E-Mails
  • Archivierung von Unterlagen des Facility-Managements
  • Archivierung sonstiger geschäftlicher Dokumente aus Standard- und Office-Anwendungen
  • Archivierung von Personalakten und Realisierung von digitalen Workflows