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Elektronische Rechnungsbearbeitung

PEGASOS Eingangsrechnungsverarbeitung ermöglicht Ihnen sämtliche Rechnungen, Mahnungen und Gutschriften direkt nach deren Eingang digital zu erfassen und revisionssicher zu speichern. Im Eingangsrechnungsbuch haben Sie alle Rechnungen inkl. Betrag, Fälligkeit und Freigabestatus im Blick und verbessern so Ihre Liquiditätsplanung. PEGASOS bietet außerdem vielfältige Auswertungs- und Berichtsfunktionen, um Ihnen eine einfache Statuskontrolle und Qualitätssicherung zu ermöglichen.

Bei der digitalen Verarbeitung von Eingangsrechnungen unterstützt PEGASOS zwei Automatisierungsstufen:

Digitale Freigabe

Eingehende Rechnungen werden bei der digitalen Freigabe gescannt und manuell zugeordet. Anschließend durchlaufen Sie einen digitalen Freigabeprozess. Mit einem Klick kann der Wareneingang bestätigit und die Rechnung freigegeben werden. Die Buchung erfolgt danach manuell.

Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung

Bei dieser Ausbaustufe werden die manuellen Aufgaben deutlich reduziert. Papierbelege und elektronische Dokumente werden schnell und sicher indexiert, im Verbund mit dem ERP-System geprüft und direkt importiert. So können arbeitsintensive Tätigkeiten, auf ein Minimum reduziert werden. Auch Folgeprozesse werden schneller angestoßen und die Qualität der Informationen deutlich erhöht. Im Idealfall steht am Ende eine Dunkelverarbeitung, bei der alle Prüf-, Freigabe- und Buchungsaufgaben ohne manuelle Arbeitsschritte durchgeführt werden.

Die Rechnungsbearbeitung im Überblick

  • Reduzierung von Raumbedarf durch revisionssichere digitale Archivierung
  • Orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit jeder Rechnung unmittelbar nach Eingang
  • Verbesserung der Auskunftsfähigkeit
  • Optimierung der Liquiditätsplanung
  • Verkürzte Durchlaufzeiten im Freigabeprozess
  • Sicherung von Skonti
Joachim Mertes

Das KRH spart allein im Bereich Skontoziehung durch die digitale Bearbeitung von Eingangsrechnungen jährlich knapp einen sechsstelligen Betrag.

Joachim Mertes Bereichsleiter Finanz- und Rechnungswesen Klinikum Region Hannover Projektinfos