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Prozessmanagement und Workflowsteuerung

Von einem ECM-System wird heutzutage eine direkte Prozessunterstützung erwartet, die nicht nur einzelne Mitarbeiter bei dokumentbezogenen Abläufen unterstützt, sondern sich tief in die Prozesse des Unternehmens integriert und alle erforderlichen Mitarbeiter erreicht. PEGASOS fungiert dabei als zentrale Steuerungsplattform, die allen Prozessbeteiligten die erforderlichen Informationen und Entscheidungen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stellt. So werden Mitarbeiter bei Routineaufgaben entlastet, die Qualität durch Standardabläufe verbessert und die Kosten durch eine effizientere Sachbearbeitung gesenkt.

Intelligente Workflow-Steuerung

Kernstück des PEGASOS Prozessmanagements ist die intelligente und frei konfigurierbare Workflow-Engine. Sie ermöglicht dokumenten- und vorgangsbasierte Workflows, die zeit- oder ereignisbasiert angestoßen und standardisiert ausgeführt werden. So werden beispielsweise Ereignisse, wie das Eintreffen einer Rechnung oder das Ändern eines Vertragsentwurfes, automatisch im PEGASOS System erkannt und entsprechende Reaktionen veranlasst. Das kann die Einleitung eines neuen Workflows oder die Fortsetzung eines bestehenden Prozesses sein.

Einfache Modellierung und Überwachung

Für die Prozessmodellierung steht ein grafischer Workflowdesigner zur Verfügung. Neben Funktionen zur Wiedervorlage, Fristenverwaltung, automatischen Weiterleitung und der Umsetzung von Stellvertreterregelungen können Aufgaben an andere Workflow-Systeme delegiert sowie Daten aus externen Fachanwendungen integriert werden. So lassen sich beispielsweise Lösungen für eine vollständig automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung realisieren – von der Rechnungsdigitalisierung über den Datenabgleich im ERP-System bis hin zur Dunkelbuchung.

Umfangreiche Reportingfunktionen ermöglichen eine adäquate Überwachung der Arbeitsprozesse. Der PEGASOS Anwender wird über individuelle Vorgangslisten oder per E-Mail über Bearbeitungsstände und Ergebnisse informiert. Nach erfolgreicher Vorgangsbearbeitung werden alle Dokumente strukturiert und revisionssicher abgelegt.

Mögliche Einsatzbereiche

Für verschiedene Einsatzbereiche, in denen ein elektronisches Prozessmanagement besonders sinnvoll ist, haben wir standardisierte Fachlösungen entwickelt. Diese sind speziell an die jeweiligen Anforderungen angepasst und in der Praxis erprobt:

Die Workflow-Funktionen im Überblick

  • Zeit- oder ereignisgesteuerte Prozessabwicklung
  • Dokumenten- und vorgangsorientierte Workflows
  • Unterstützung von Eskalationsszenarien
  • Frei definierbare vormodellierte Workflows
  • Grafischer Workflowdesigner
  • Aufgabenlisten und Abonnements
  • Wiedervorlage und Fristenverwaltung
  • Weiterleitung und Stellvertreterregelung
  • Protokollierung, Analysetools und Statuskontrolle
  • Optionale Integration von Fremdsystemen
PEGASOS Prozessmanagement
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