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Projektakte

Projekte sind häufig gekennzeichnet durch eine enorme Komplexität verbunden mit einem hohen Informationsbedarf und Dokumentationsaufwand. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen und an verschiedenen Standorten erstellen projektbezogene Dokumente und benötigen Zugriff auf alle relevanten Informationen.

Zentrale Ablage für alle Projektbeteiligten

Mit der PEGASOS Projektakte können Sie alle mit einem Projekt zusammenhängenden Informationen zentral verwalten, revisionssicher archivieren und unternehmensweit zur Verfügung stellen – und das unabhängig von Ursprungssystem und Dateityp. Sie können beispielsweise Dokumente aus anderen PEGASOS Fachpaketen - wie Verträge oder Rechnungen - in die Projektakte integrieren, Stammdaten und Belege aus ERP-Systemen automatisch importieren sowie E-Mails inklusive Anhang projektbezogen ablegen. Natürlich können Sie auch Dokumente und Bilder in die Projektakte scannen.

Individuelle Aktenstrukturen

Die Aktenstruktur der Projektakte kann dabei individuell definiert und bei Bedarf auch während des Projektes angepasst werden. So strukturieren Sie die Akte effektiv, um geordnet auf Dokumente zuzugreifen. Wirklich lebendig wird die Projektakte aber durch die integrierte Volltextfunktion. Denn diese ermöglicht ihnen, alle Dokumente – unabhängig vom Ursprung nach Stichworten zu durchsuchen. Bei Bedarf können Sie Notizen und Anmerkungen in die Akte schreiben und auch diese später über die Volltextfunktion wieder finden.

Ein umfangreiches Berechtigungssystem ermöglicht das Ausblenden von sensiblen Aktenteilen abhängig vom Aufgabengebiet des Mitarbeiters. So erhält jeder Beteiligte einen individuellen Blick auf die Akte, der genau seinem Informationsbedürfnis entspricht.

Einfache Bearbeitung von Office-Dokumenten

Aus der elektronischen Projektakte heraus können Office-Dokumente unter Nutzung von Dokumentvorlagen erstellt, bearbeitet und finalisiert werden. Jede Dokumentänderung wird protokolliert. Und mit der Versions- und Revisionsverwaltung sind alle Bearbeitungsstände jederzeit wieder herstellbar. Standarddokumente können zudem mit Projektinformationen vorbelegt werden. Wenn Sie ein neues Protokoll erzeugen, stehen der Projekttitel und der Kundenname bereits im Dokument-Header!

Effiziente Teamarbeit

Die Projektakte verbessert die Zusammenarbeit im Team durch Standardworkflow-Funktionen wie Wiedervorlagen, Fristenverwaltung und Prozesse der Kenntnisnahme, die durch individuelle Workflows erweitert werden können. Umfangreiche Markierungs- und Notizfunktionen sowie die Volltextsuche erleichtern zusätzlich die gemeinsame Arbeit mit digitalen Dokumenten. Im Vergleich zur konventionellen Papierakte entfallen zeitaufwändige Routinetätigkeiten wie das Kopieren, Ablegen oder die Suche nach einzelnen Dokumenten.

Die Projektakte im Überblick

  • Zentralisierung von Informationen unterschiedlichen Typs und Ursprungs
  • Erstellung, Versionierung und Freigabe von Office-Dokumenten (Office-Plug-in)
  • Umfangreiche Benutzerverwaltung
  • Standardworkflow-Funktionen
  • Erweiterbar durch individuelle Workflows
  • Verknüpfung mit Dokumenten anderer Fachpakete
  • Effektive Zusammenarbeit über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg
  • Enorme Zeitersparnis gegenüber Papierakten