Startseite / Magazin / Nachricht

Über die (nicht mehr ganz neue) Pflicht zur Archivierung von E-Mails

| Marabu-Redaktionsteam | ECM-Ratgeber

E-Mailarchivierung

„Aber die Mail ist doch in meinem Postfach!“ Diesen Satz hört man häufiger, wenn es um das Thema E-Mailarchivierung geht. Vielleicht hat man ihn sogar selbst schon einmal gedacht. Sicher ist, dass die Behörden und Kontrollgremien, allen voran die Finanzämter, das nicht so sehen. Eine E-Mail mag zwar auf dem Mailserver oder in Back-Up-Systemen gespeichert sein. Revisionssicher archiviert ist sie deshalb noch lange nicht. Aber fangen wir von vorne an.

GDPdU, GoBS oder GoBD?

Am 14. November 2014 erging seitens des Bundesfinanzministeriums ein Schreiben mit dem klingenden Namen „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ – kurz GoBD. Damit konsolidierte das Ministerium die vorher geltenden Bestimmungen der GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) aus dem Jahr 2001 und der GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) aus dem Jahr 1995 und passte sie an aktuelle technische Buchführungsstandards an.

Gültig ist die neue Verwaltungsvorschrift bereits seit dem 1. Januar 2015. Dass vieles davon erst jetzt im Bewusstsein der Akteure angekommen ist, lässt sich schnell erklären: Die Schonfrist ist abgelaufen! Seit dem 1. Januar 2017 sollten die GoBD – zumindest in der Theorie – vollumfänglich umgesetzt sein. Relevant wird dies spätestens, wenn eine Betriebsprüfung ins Haus steht. Denn die Prüfer werden sich jetzt definitiv an den neuen Ordnungsmäßigkeitskriterien orientieren.

Und was sagen die GoBD zu E-Mails?

Die GoBD sind als Ausführungen zu den allgemeinen Anforderungen an eine ordnungsgemäße EDV-gestützte Buchführung zu verstehen und beziehen sich insbesondere auch auf die Aufbewahrung geschäftsrelevanter, digitaler Dokumente und Aufzeichnungen. Als Verwaltungsanweisung sind die Regelungen für nachgeordnete Dienststellen – also für alle Finanzämter und ihre Beamten – verbindlich, auch wenn sie de facto kein Gesetz sind.

Zu den geschäftsrelevanten Dokumenten zählt alles, was entweder direkt steuerlich relevant oder zur Überprüfung einer steuerlichen Relevanz im Einzelfall notwendig ist. Dazu zählen etwa Rechnungen, Angebote, Geschäftsbriefe, sonstige Buchungsbelege, Geschäftsbücher, Jahresabschlüsse, Inventarlisten, Patente oder Markenanmeldungen. Eine abschließende Auflistung sämtlicher aufzubewahrender Dokumente ist nicht möglich, da sie sich an den Anforderungen orientiert, die an den jeweiligen Steuerpflichtigen gestellt werden. Liegen Inhalte in elektronischer Form vor, müssen diese im Originalformat rechts- und revisionssicher aufbewahrt – sprich archiviert – werden. Bloßes Ausdrucken und Abheften reicht nicht aus. Hierzu zählen auch E-Mails, sofern sie mehr als ein bloßes Trägermedium – zum Beispiel für eine PDF-Rechnung im Anhang – darstellen.

Anforderungen an die Aufbewahrung

Grundsätzlich gelten für digitale Dokumente die gleichen Anforderungen wie für solche in Papierform. Die Prinzipien der Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit, Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung gelten für sämtliche geschäftsrelevanten Dokumente, egal ob digital oder auf Papier erzeugt. Elektronisch erstellte Inhalte sind allerdings untrennbar mit den Verfahren des jeweiligen Datenverarbeitungssystems verbunden – die Grundsätze der Ordnungsmäßigkeit sind also nicht nur auf die elektronischen Bücher per se, sondern auf das gesamte System anzuwenden. Unter den Bereich der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung fallen auch die Grundsätze der Ordnung und der Unveränderlichkeit: Geschäftsdokumente – auch E-Mails – sollten den jeweiligen Geschäftsvorfällen eindeutig zugeordnet und im Nachhinein weder verändert noch gelöscht werden können.

Damit schließt sich der Kreis: Das Vorhalten geschäftlich relevanter E-Mails auf dem Mailserver beziehungsweise auf Back-Up-Systemen erfüllt diese Anforderungen nicht. Back-Ups dienen der temporären Verfügbarkeit von Daten und der Wiederherstellung bei Datenverlust – aufgrund ihres kurz- bis mittelfristigen Horizonts werden sie häufig überschrieben oder aktualisiert. Um den Anordnungen der GoBD für die Aufbewahrung von E-Mails zu entsprechen, sollten revisionssichere Archiv- oder besser noch Dokumentenmanagementsysteme zum Einsatz kommen.

Wie ein solches System aussehen kann und welche Strategien in der E-Mailarchivierung möglich sind, lesen Sie im zweiten Teil unserer Serie zur revisionssicheren Archivierung von geschäftsrelevanten E-Mails.

Weitere Informationen

Über den Autor

Marabu-Redaktionsteam

Das Marabu-Redaktionsteam besteht aus Mitarbeitern verschiedener Fachabteilungen, die ihren Erfahrungsschatz sowie interessante News und Links zu Branchenthemen abwechselnd in unserem Magazin veröffentlichen.

Zurück

Kommentare