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Vollständig elektronische Rechnungsbearbeitung

Ausgangssituation und Ziele

  • Bearbeitung von ca. 100.000 Zahlungsvorgängen jährlich
  • Etwa 1.500 Kostenstellen
  • Optimierung der Prozesse im Zahlungswesen
  • Reduzierung der Rechnungsdurchlaufzeiten
  • Verschlankung der Abläufe

Lösung

  • Scannen aller eingehenden Rechnungen, Gutschriften und Mahnungen samt deren Anlagen im Klinikum Oststadt-Heidehaus
  • Revisionssichere Archivierung im DMS PEGASOS
  • Automatische Erkennung und Klassifizierung der Inhalte durch Texterkennungssoftware, Abgleich gegen SAP-Daten mit selbstlernender Software (TCG, FreeFormStar)
  • Einrichtung und Abbildung von dokumentspezifischen Workflows zur Kontrolle und Freigabe der Rechnungen
  • Automatische Übergabe der Buchungssätze an SAP als „vorerfasster Beleg“
  • Fehlerbehandlung und Statuskontrolle der Prozesse
  • Freigabe der Buchung im SAP-System nach Erfüllung der prozessspezifischen Voraussetzungen und anschließende Übernahme in die Zahlungsvorschlagsliste (SAP)
  • Vollautomatisierte Verarbeitung von Rechnungen mit Bestellbezug

Weitere Projekte

  • Digitale Patientenaktenarchivierung in PEGASOS zentral für alle 12 Klinikstandorte
  • Tiefe Integration der Elektronischen Patientenakte in den medizinischen Arbeitsplatz (i.s.h.med)
  • Ausbau des Digitalarchivs zum zentralen medizinischen Dokumentenspeicher
  • Einführung einer digitalen Inkassoakte (Realisierung mit Fachpaket Vertragsmanagement)
  • Einführung eines E-Mail-Archivs