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E-Mail-Archivierung

Die E-Mail-Kommunikation hat in den letzten Jahren enorm an Bedeutung gewonnen. Damit geht ein stark wachsendes E-Mail-Aufkommen einher, das insbesondere durch die angehängten Dateien große Datenmengen verursacht. Aufgrund rechtlicher Anforderungen müssen alle geschäftsrelevanten E-Mails und deren Anhänge digital aufbewahrt und der Zugriff für Steuerbehörden langfristig sichergestellt werden.

Serverseitige E-Mail-Archivierung

Mit dem PEGASOS E-Mail-Archiv können Sie Ihren gesamten ein- und ausgehenden E-Mail-Verkehr revisionssicher archivieren. Alle E-Mails werden automatisch vom Mailserver in das Archiv übernommen, nach Absender, Empfänger, Betreff und Datum indexiert und zentral gespeichert. Das System erkennt gleiche Mailinhalte und –anhänge, die an mehrere Empfänger adressiert oder weitergeleitet werden und legt diese nur einmal ab. Um die Archivierung von Spam zu vermeiden, können entsprechende Filter vorgeschaltet werden.

Strukturierte Ablage und sicherer Zugriff

Die Ablage Ihrer E-Mails geschieht optional vorgangsbezogen zusammen mit Ihren anderen Daten und Dokumenten. So verwalten Sie alle Informationen zu Kunden, Partnern und Lieferanten ganzheitlich unter einer Oberfläche. Die Recherche erfolgt anhand der indexierten Kriterien dank der PEGASOS Office Integration direkt in Ihrer E-Mail-Anwendung oder aber über den PEGASOS Client. Dabei schützt das integrierte Rechtekonzept vor unberechtigten Zugriffen.

Sicherung von geschäftsrelevanten Dokumenten

Mit der rechtssicheren Archivierung Ihrer E-Mails entlasten Sie nicht nur Ihren Mailserver sondern beugen auch dem Verlust Ihrer geschäftsrelevanten Daten vor. Denn aufgrund der serverseitigen Archivierung gehen Mails nicht verloren, wenn sie vom Anwender im E-Mail-Programm gelöscht werden. Außerdem stehen wichtige Daten und Dokumente auch anderen zugriffsberechtigten Mitarbeitern zur Verfügung. In Verbindung mit dem PEGASOS Prozessmanagement ist zudem das automatische Anstoßen von Geschäftsprozessen anhand definierter Regeln möglich.

Die E-Mail-Archivierung im Überblick

  • Regelbasierte serverseitige Archivierung
  • Lückenlose Dokumentation aller geschäftsrelevanten Daten
  • Vorgangsorientierte Ablage in frei definierbaren Aktenstrukturen
  • Erfüllung von Compliance-Anforderungen, wie GoBD, HGB, AO etc.
  • Integration in bestehende IT-Umgebungen
  • Spamfilter und Volltext-Recherche