Startseite / Lösungen / Enterprise Content Management / Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Unser PEGASOS ECM-System bietet Ihnen umfangreiche Dokumentenmanagement-Funktionen für die Verwaltung, Bearbeitung und Nutzung gespeicherter Informationen. Dabei wird der gesamte Entstehungs- und Änderungsprozess eines Dokumentes bis hin zur Langzeitarchivierung berücksichtigt. Für verschiedene Einsatzbereiche gibt es bereits fertige Fachlösungen, wie die Personalakte und die Projektakte. Dank der großen Flexibilität unserer Softwaresuite lassen sich aber auch ganz individuelle DMS-Lösungen konzipieren. Größten Wert legen wir immer auf eine einfache und intuitive Bedienung, um eine hohe Akzeptanz bei den Anwendern sicherzustellen.

Individuelle Akte und effektiver Zugriff

Der große Vorteil einer DMS-Lösung ist die völlig freie, bedarfsgerechte Zusammenstellung von Informationen – für Abteilungen, Projektteams oder einzelne Mitarbeiter. Über digitale Akten mit frei definierbaren Ablagestrukturen und umfangreichen Sortier- und Filterfunktionen ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern individuelle Sichten auf Ihr Unternehmenswissen: gefiltert, neu kombiniert und system- sowie standortübergreifend.

Alle Informationen sind dank umfangreicher Suchmöglichkeiten schnell gefunden – sei es über die frei konfigurierbare Suche im Prozesskontext oder über die Volltextsuche in den Dokumentinhalten und Notizen. Unser sehr fein steuerbares Rechtesystem sorgt dafür, dass jeder genau die Daten und Dokumente einsehen und bearbeiten kann, die er für seine Aufgaben benötigt. Jegliche Änderungen werden lückenlos protokolliert.

Einfache und komfortable Arbeit mit digitalen Akten

Mit Hilfe der Office-Integration können direkt in PEGASOS neue Dokumente wie Verträge oder QM-Dokumentationen erstellt und bearbeitet werden. Große Entlastung dabei bietet das integrierte Vorlagenmanagement. Die Versions- und Revisionsverwaltung gewährleistet jederzeit die Nachvollziehbarkeit aller Bearbeitungszyklen.

Um die Arbeit mit digitalen Akten so einfach und komfortabel wie möglich zu gestalten, stellt PEGASOS den Anwendern umfangreiche Notiz- und Kommentarfunktionen zur Verfügung. So können auf Einzelseiten farbige Markierungen oder Kommentare platziert und zu Dokumenten Notizen hinterlegt werden. Auf diese Weise werden die Bearbeitung digitaler Dokumente sowie die Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern enorm erleichtert.

Zur Weiterverarbeitung gibt es verschiedene Export-Funktionen. So können alle Ergebnisse, die als Listen dargestellt sind, in Tabellenkalkulationen exportiert werden. Über den PDF-Export lassen sich einzelne Dokumente, Dokumentsammlungen oder auch vollständige Akten als PDF-Datei mit Inhaltsverzeichnis exportieren und so unabhängig von PEGASOS anschauen und weitergeben.

Das Dokumentenmanagement im Überblick

  • Zentrale Daten- und Dokumentensammlung über Systemgrenzen hinweg in digitalen Akten
  • Frei konfigurierbare Ablagestrukturen
  • Integration in führendes Informationssystem
  • Alle Informationen jederzeit direkt am PC-Arbeitsplatz verfügbar
  • Individuelle Sortier- und Filterfunktionen
  • Effektive Suche über Metadaten, Volltext und Notizen
  • Umfangreiche Kommentar- und Notizfunktionen
  • Office-Integration für Dokumenterstellung und Vorlagenmanagement
  • Transparente Versions- und Revisionsverwaltung
  • Fein gestuftes Berechtigungskonzept
  • Umfassende Protokollfunktionen

Integrationslösungen