Digitalisierung

Für die elektronische Bereitstellung Ihrer Dokumente müssen zunächst alle Papierbelege digitalisiert werden. Die Ursachen des ersetzenden Scannens sind erfahrungsgemäß in der papierbasierten Kommunikation mit Dritten sowie in arbeitstechnischen und organisatorischen Abläufen zu finden. Daraus ableitend können verschiedene Scan-Zeitpunkte definiert werden.

Scan-Zeitpunkte

Frühe Digitalisierung Späte Digitalisierung
Beim Aufkommen des Dokuments Nach papierbasierter Bearbeitung
Digital für Bearbeitung zur Verfügung Digitalisierung für Archivierung
Kein Logistikaufwand für Verteilung Beibehaltung von organisatorischen Prozessen

Eigen- und Fremdverarbeitung

Der Scan-Prozess umfasst drei Phasen: Die Vorbereitung der Belege, der eigentliche Scan-Vorgang sowie die Indexierung und Integration in das technische System. Alle Arbeitsschritte können jeweils intern in Ihrem Unternehmen oder von Scan-Dienstleistern ausgeführt werden. Dazu arbeiten wir mit namhaften Unternehmen eng zusammen. Die personelle Ausstattung Ihres Unternehmens ist ein wesentlicher Faktor für diese Entscheidung, wobei natürlich auch Mischformen in Frage kommen.

Für die Eigenverarbeitung können wir Ihnen eine umfangreiche Palette an Scannermodellen unserer Partnerunternehmen anbieten. Dazu zählen Scanner der kleineren Leistungsklasse für dezentrales Scannen am Arbeitsplatz oder innerhalb einer Abteilung aber auch Hochleistungsscanner, die bei einer zentralen Dokumentenverarbeitung eingesetzt werden.

Bei der externen Verarbeitung Ihrer Akten gewährleistet PEGASOS einen sicheren und nachvollziehbaren Dokumentenworkflow. Das System kann jederzeit Auskunft über den aktuellen Aufenthaltsort einer Akte geben. Im Notfall können Akten beim Dienstleister angefordert werden. Darüber hinaus sorgen diverse Kontrollmechanismen dafür, dass keine Akte verloren geht.

Scan-Workflow
Scan-Workflow

Einzel- und Massendigitalisierung

Für das Scannen von Massenbelegen steht Ihnen der PEGASOS Autoimport zur Verfügung. Mittels Stapelverarbeitung werden große Papiermengen schnell und kosteneffizient digitalisiert. Die Übernahme der Indexierungsinformationen erfolgt mittels einer entsprechenden Datei. Optional ist eine automatische Belegerkennung möglich. Für sensible Dokumente bietet PEGASOS den Dialogimport für sicheres Einzelscannen an.

Dienstleistungsangebot

Im Rahmen der Organisationsberatung informieren wir Sie ausführlich zum Thema Scan-Lösungen und führen Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen zur technischen Umsetzung der für Sie optimalen Lösung durch. Wir beraten Sie zu Fragen der Rechtssicherheit ersetzend gescannter Dokumente und unterstützen Sie bei der Einführung von qualifizierten digitalen Signaturen.