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Digitale Signatur

Mit der Unterschrift erhält jedes Papierdokument rechtsverbindliche Gültigkeit. Elektronisch erzeugte Dokumente können dagegen unbemerkt verändert werden. Auch der Verfasser ist nicht immer feststellbar. In der Praxis werden daher oftmals elektronische Dokumente ausgedruckt, unterzeichnet und zur digitalen Archivierung wieder eingescannt.

Digitale rechtsverbindliche Unterschrift

Die digitale Signatur ermöglicht die rechtsverbindliche Unterschrift auf elektronischen Dokumenten. Sie kann eindeutig einer Person zugeordnet und auf Gültigkeit überprüft werden. Auch nachträgliche Änderungen im Dokument sind nicht möglich. Damit sind Ihre elektronischen Belege besser als herkömmliche Papierdokumente geschützt. Und Sie können Ihre Prozesse wirtschaftlicher und effizienter gestalten.

Mit dem PEGASOS Signaturdienst können qualifizierte elektronische Signaturen gemäß dem Signaturgesetz erstellt, geprüft und erneuert werden. Anschließend werden das Dokument und die dazugehörigen Signaturdaten revisionssicher abgelegt. Auch der Import und die Archivierung von bereits signierten Dokumenten ist selbstverständlich möglich.

Signaturerstellung

Für die Erstellung der digitalen Signatur kann der PEGASOS Signaturdienst direkt aus der Anwendung, in der das Dokument erstellt wurde, aufgerufen werden. Nach der Beendigung des Signaturdialogs wird das Dokument indiziert und im PEGASOS Digitalarchiv abgelegt. Alternativ kann der Signiervorgang auch direkt in PEGASOS gestartet werden.

Erstellung einer Digitalen Signatur
Erstellung einer Digitalen Signatur

Darüber hinaus ist die Stapelsignatur zur zeitsparenden Signaturerstellung möglich. Dazu werden alle zu signierenden Dokumente abhängig von Belegart und Abteilung automatisch in einem Sammelordner abgelegt. Der Signaturberechtigte kann dann per E-Mail zur Freigabe aufgefordert werden.

PEGASOS unterstützt zudem die Mehrfachsignatur. Dabei wird ein Dokument von mehreren Anwendern signiert.

Signaturprüfung

Bei Bedarf kann im PEGASOS Client die Richtigkeit eines signierten Dokumentes geprüft werden. Bei der Erstellung der Signatur wurde der sogenannte Hashwert ermittelt und verschlüsselt. Für die Prüfung wird dieser Wert erneut ermittelt und mit dem entschlüsselten Wert verglichen. Die Signaturprüfung ist jedoch für die Anzeige des Dokumentes nicht erforderlich.

Re-Signatur

Die Gültigkeit einer digitalen Signatur kann befristet sein, wenn z.B. bestimmte mathematische Algorithmen, auf denen die Signaturen beruhen, von der Bundesnetzagentur als „zukünftig nicht sicher“ eingestuft werden. Deshalb überprüft PEGASOS nach einem festgelegten Zeitraum automatisch die signierten Dokumente hinsichtlich Signaturformat und zeitliche Gültigkeit. Bei Bedarf erfolgt dann eine Re-Signatur.

Die elektronische Signatur im Überblick

  • Qualifizierte elektronische Signatur gemäß Signaturgesetz
  • Revisionssichere Archivierung von Dokument und Signatur
  • Unterstützung von Einzel-, Stapel-, Massen- und Mehrfachsignatur
  • Abruf der Signaturdaten jederzeit möglich
  • Automatische Re-Signatur