Startseite / Lösungen / Enterprise Content Management / Digitale Archivierung

Digitale Archivierung

Im Zentrum der PEGASOS ECM-Lösung steht unser digitales, multimediales Archiv. Es fungiert als zentrale Drehscheibe für sämtliche Informationen in Ihrem Unternehmen. Verschiedenste Archiv-Komponenten und Schnittstellen spielen hier zusammen, um Ihre Daten und Dokumente

  • komfortabel in PEGASOS zu erfassen,
  • gesetzeskonform und kostenoptimiert zu archivieren und
  • jederzeit dort bereitzustellen, wo sie benötigt werden - für Mitarbeiter, andere IT-Systeme oder Workflows.

Erfassung

Importieren, Klassifizieren und Indexieren (Capture)

Das PEGASOS Archiv bietet Ihnen zahlreiche Funktionen zur Erfassung und Verarbeitung von analogen und elektronischen Informationen. Bereits digital erzeugte Dokumente können über direkte Systemschnittstellen inklusive der Metadaten automatisiert nach PEGASOS überführt werden. Unterstützt werden alle relevanten Datenformate wie PDF, TIFF, JPEG, XML, CDA, Office-Formate, DICOM sowie Bild-, Audio- und Videoformate.

Die papierbasierten Dokumente gelangen über den Umweg der Digitalisierung als Massen- oder Einzelimport in das elektronische Archiv. Für die Beweiswerterhaltung bei Vernichtung der Papieroriginale unterstützt PEGASOS die Digitale Signatur. Aus den digital übergebenen Daten extrahiert PEGASOS ja nach Bedarf selbstständig Informationen für die weitere automatisierte Dokumentbildung, Klassifizierung und Indexierung. Dabei kommen drei Datenquellen in Betracht:

  • ein von der Quelle geliefertes Indexfile
  • auf den Seiten enthaltene Barcodes oder QR-Codes
  • der Textinhalt der Seiten (nach einer OCR-Texterkennung oder einer Formularerkennung)

Alle Erkennungsvorgänge werden von PEGASOS hinsichtlich ihrer Erkennungssicherheit bewertet und ggf. der manuellen Validierung zugeführt.

Auf Basis der erfassten Indexdaten können auch Workflows angestoßen oder mit Informationen angereichert werden und beispielsweise eine vollständig automatisierte Rechnungsbearbeitung inklusive Abgleich mit dem führenden ERP- oder FiBu-System erfolgen.

Archivierung

Sichere Archivierung (Store & Preserve)

Im PEGASOS Archivsystem können Sie beliebige Datenformate und Dateigrößen revisionssicher archivieren. Die Ablagestrukturen sind frei konfigurierbar und die Duplikaterkennung verhindert Mehrfachablagen und spart Speicherplatz - insbesondere bei der Archivierung von E-Mails.

Für eine anwendungsunabhängige Langzeitarchivierung besteht die Möglichkeit der automatischen Konvertierung in entsprechende anerkannte Dateiformate, wie bspw. PDF/A, die mit Standardviewern betrachtet werden können. PEGASOS hält dann neben dem PDF auch die Ursprungsdatei vor. Darüber hinaus ist es auch möglich, die Daten bei der Archivierung zu verschlüsseln, so dass sie nur über PEGASOS zugänglich sind.

Für die Archivierung der Daten und Dokumente unterstützen wir Speicherlösungen verschiedener Hersteller, die nur einmal beschreibbar sind oder in anderer Form die Unveränderbarkeit der archivierten Daten gewährleisten. Das hierarchische Speichermanagement ermöglicht dabei die verteilte Ablage und Migration von Objekten in verschiedenen Speichern. In Ergänzung bietet PEGASOS die Möglichkeit, Ihre Daten automatisiert mit einem Zeitstempel zu versehen. Dies ermöglicht Ihnen die revisionssichere Archivierung auf preiswerter Hardware.

Die Revisionssicherheit der Archivierung bezieht sich immer auf die gesamte Archivierungslösung und kann nur durch ein richtiges Zusammenspiel von technischen Komponenten, Ablauforganisation und Verfahrensdokumentation sichergestellt werden. Wir beraten und unterstützen Sie gern bei der Realisierung.

Bereitstellung

Schnelle und gezielte Bereitstellung (Deliver)

Der Zugriff auf die in PEGASOS archivierten Informationen kann über eine entsprechende Schnittstelle direkt aus dem führenden Informationssystem oder davon unabhängig über PEGASOS erfolgen. Für letzteres stehen ein leistungsstarker, windowsbasierter Client sowie ein plattformunabhängiger, browserbasierter Client zur Verfügung.

Die Suche nach Informationen erfolgt schnell und komfortabel über individuell konfigurierbare Suchen im Prozesskontext oder über die Volltextsuche in den Dokumentinhalten und Notizen.

Eine sehr fein steuerbare, rollenbasierte Zugriffssteuerung gewährleistet die notwendige Datensicherheit. Was in der konventionellen Papierakte fast nicht umsetzbar ist, kann PEGASOS leicht leisten: Je nach Anmelderolle erhalten verschiedene Benutzer individuelle Zugriffs- und Leserechte auf Teile der gleichen Akte. Jeder Dokumentenzugriff wird lückenlos protokolliert.

 

Im Rahmen der Analyse und Beratung besprechen wir gemeinsam, welchen Anforderungen Ihre persönliche Archivlösung gerecht werden muss – zum Beispiel in punkto Schnittstellen, Scannen, Revisionssicherheit, Lastverteilung und Ausfallsicherheit. Für bestimmte Einsatzbereiche haben wir bereits vorkonfigurierte Fachlösungen, die ganz auf die jeweiligen Anforderungen ausgerichtet sind. Dazu gehören zum Beispiel:

Bei zukünftigen Änderungen ist das PEGASOS Digitalarchiv jederzeit skalierbar und erweiterbar.

Die Digitale Archivierung im Überblick

  • Multimediales Langzeitarchiv
  • System- und standortübergreifende Zusammenführung von Informationen
  • Frei definierbare Aktenstrukturen
  • Effektive Suche über Metadaten, Volltext und Notizen
  • Informationen zeit- und standortunabhängig verfügbar
  • Umfassende Protokollfunktionen
  • Integration in führendes Informationssystem
  • Zertifiziert für SAP ArchiveLink
  • Fein gestuftes Berechtigungskonzept

Zusatzinformationen

Digitalisierung / Scannen

Bei der Digitalisierung müssen – ausgehend von Ihrer Situation – Entscheidungen zum Scan-Zeitpunkt, zur Eigen- oder Fremdverarbeitung, zur Einzel- oder Massendigitalisierung und zur Beweiswerterhaltung getroffen werden.

Digitale Signatur

Sollen unterschriftsrelevante digitale Belege direkt in eine elektronische Akte integriert oder Papierdokumente nach dem Scannen vernichtet werden, sollten Sie im Hinblick auf die Rechtssicherheit über den Einsatz von digitalen Signaturen nachdenken.

Zertifikate

Integrationslösungen