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Empfehlungen des CCESigG zum Einsatz von Signaturen

Die Einführung von elektronischen Signaturen und Zeitstempeln in Gesundheitseinrichtungen ist mit vielen Unsicherheiten und Herausforderungen verbunden. Eine umfassende, praxisbezogene Orientierungshilfe bietet der aktuell erschienene Leitfaden „Empfehlungen für den Einsatz elektronischer Signaturen und Zeitstempel in Versorgungseinrichtungen des Gesundheitswesens", der vom Competence Center für die elektronische Signatur im Gesundheitswesen e.V. (CCESigG) herausgegeben wurde.

Umstieg auf das papierlose Krankenhaus

In dem Leitfaden wird erstmals detailliert erläutert, wie elektronische Signaturen und Zeitstempel beim Umstieg auf das papierlose Krankenhaus verwendet werden können. Besonderes Augenmerk wird auf die elektronische Patientenakte gelegt: So wird auf elektronisch erzeugte Dokumente eingegangen und Empfehlungen für das ersetzende Scannen von papierbasierten Patientenakten ausgesprochen. Weitere Schwerpunktthemen sind die elektronische Archivierung und Signaturempfehlungen für die im Krankenhaus anfallenden Dokumente.

Braunschweiger Regeln

Als Quintessenz der in dem Leitfaden erarbeiteten Empfehlungen wurden die so genannten „Braunschweiger Regeln zur Archivierung mit elektronischen Signaturen im Gesundheitswesen“ formuliert. Sie sind eine praxisbezogene Orientierungshilfe für Krankenhäuser, die auf die elektronische Dokumentation umsteigen möchten.

  1. Generelle Verwendung archivgeeigneter Dateiformate (z.B. PDF/A) sowie qualifizierter elektronischer Signaturen und Zeitstempel mit Anbieterakkreditierung durch die Bundesnetzagentur (nachfolgend als akkreditierte Signatur bzw. akkreditierter Zeitstempel bezeichnet).

  2. Akkreditierte Signatur originär elektronischer Dokumente, für die gesetzliche Regelungen die Schriftform fordern (grundsätzlich kann die Schriftform – unterschriebenes Papierdokument – gemäß § 126a Abs. 1 BGB durch die elektronische Form ersetzt werden).

  3. Akkreditierte Signatur für Dokumente zur externen Verwendung und für interne Dokumente, die einen besonders hohen Stellenwert (z.B. Beweisinteresse) haben.

  4. Akkreditierter („Eingangs-“) Zeitstempel für Dokumente externer Einsender. (Kann auch durch Regel Nr. 6 umgesetzt werden).

  5. Geeignetes Authentifizierungsverfahren für alle sonstigen Dokumente.

  6. Zeitnahe Archivierung der Dokumente, Protokoll- und Verifikationsdaten in einem revisionssicheren Archiv mit akkreditiertem („Archiv-“) Zeitstempel, in jedem Fall innerhalb von maximal 24 Stunden nach Erstellung oder Erhalt.

  7. Absicherung des Betriebes des elektronischen Archivs nach dem Stand der Technik durch Umsetzung allgemein anerkannter Regelungen und Normen (z.B. ISO 27001,BSI) – im Idealfall Nachweis durch ein Zertifikat.

  8. Hash- und Signaturerneuerungen gemäß den Vorgaben der Bundesnetzagentur; Datei- und Medienkonvertierungen gemäß den Empfehlungen der BMWi-Studie TransiDoc.

  9. Generelle Vermeidung von Medienbrüchen. Falls dennoch ersetzendes Scannen erforderlich ist:

    1. Aufbewahrung der Originaldokumente, für die gesetzliche Regelungen die Schriftform fordern und keine Erlaubnisvorschrift zum ersetzenden Scannen besteht.

    2. Verwendung eines abgesicherten Scannverfahrens nach dem Stand der Technik mit akkreditierter Signatur und / oder akkreditiertem Zeitstempel durch qualifiziertes eigenes Personal oder einen geeigneten externen Dienstleister.

    3. Sicherstellung des uneingeschränkten Fortbestands des Versicherungsschutzes.

  10. Dokumentation und Handlungsanweisungen hinsichtlich der Verfahren, des Einsatzes der Signatur und weitergehender Regelungen (Verantwortlichkeiten, Datenschutz, Aktenstruktur etc.) in einer Archivordnung.

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