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Verwaltung von physischen Akten und Medien

Bei allen wünschenswerten Szenarien eines „Papierarmen Büros“ müssen auch die Prozesse berücksichtigt werden, die sich aufgrund gewachsener Strukturen und Arbeitsabläufe nicht papierlos gestalten lassen. Für einen ganzheitlichen Ansatz ist die Zusammenführung der physischen und zunehmend digitalen Informationen zwingend erforderlich. Hier setzt die PEGASOS Aktenverwaltung an.

Archivmanagement und Aktenverfolgung

PEGASOS ermöglicht Ihnen IT-gestützt die effiziente und transparente Verwaltung von physischem Schriftgut (Akten, Dokumente, Zeichnungen) und sonstigen Medien (Bilder, Dias, Filme). Umfangreiche Funktionen unterstützen die Archivmitarbeiter bei der Archivorganisation, bei der Bearbeitung von Bestellungen, Ausleihen und Mahnungen sowie beim Monitoring. Wir beraten Sie auch gern bei der Optimierung Ihrer Archivstruktur und des Aktenworkflows.

Durch Integration in das führende Informationssystem können Ihre Mitarbeiter alle Akten und Medien bequem an ihrem Arbeitsplatz recherchieren und bestellen. In Kombination mit dem PEGASOS Archivsystem werden neben den physischen Akten auch alle verfügbaren digitalen Dokumente innerhalb der gleichen Aktenstruktur angezeigt und können direkt eingesehen werden.

Die Aktenhistorie gewährleistet die notwendige Transparenz durch Protokollierung aller Aktenbewegungen und Aktivitäten. Sämtliche Stationen im „Leben“ einer Akte können so verfolgt und festgehalten werden.

Unterstützung des Digitalisierungsprozesses

Mit der PEGASOS Aktenverwaltung kann auch der Digitalisierungsprozess organisatorisch unterstützt und überwacht werden. Dabei passt sich das System den individuellen Anforderungen bei der externen und internen Aktendigitalisierung an und gewährleistet einen sicheren und nachvollziehbaren Dokumentenworkflow. So gelingt Ihnen die konsistente Aktenführung von der konventionellen Papierakte bis hin zur Recherche der digitalisierten Akte im PEGASOS Archivsystem.

Fachlösung Krankenaktenverwaltung

Für die Verwaltung von Patientenakten haben wir eine speziell angepasste Fachlösung entwickelt - die Krankenaktenverwaltung. Sie unterstützt standardmäßig alle Ablageformen, Ansichten und Recherchefunktionen die im medizinischen Bereich benötigt werden.

Dr. Gregor Vogt

Seit Einführung der PEGASOS Aktenverwaltung stehen zwei Mitarbeiterkapazitäten, die bisher mit Sortieraufgaben beschäftigt waren, für andere Aufgaben zur Verfügung. Die zeitliche Verzögerung von zwei Arbeitstagen entfällt seit Einführung der neuen Geschäftsprozesse.

Dr. Gregor Vogt Leiter Informationssysteme BHS Bad Homburger Servicegesellschaft mbH Projektinfos

Die Aktenverwaltung im Überblick

  • Einfache Verwaltung von Schriftgut und Medien
  • Unterstützung beliebiger Ablageordnungen
  • Aussagekräftige Statistische Auswertungen
  • Elektronisches Such-, Bestell- und Mahnwesen
  • Protokollierung aller Aktenbewegungen
  • Optional Barcode- oder RFID-gestützte Verwaltung
  • Anbindung an führendes Informationssystem (z.B. CRM, KIS)
  • Unterstützung von Digitalisierungsprozessen